Outlook New: So gelingt die Umstellung ohne Probleme

Ab dem 6. Januar stellt Microsoft alle Nutzer von Outlook Classic zwangsweise auf Outlook New um. Diese Umstellung ist Teil von Microsofts Vision, ein modernes, einheitliches Nutzererlebnis innerhalb der Microsoft 365-Plattform zu schaffen. Doch wie jede Neuerung bringt auch diese Herausforderungen und Chancen mit sich. In diesem Blogbeitrag erfahrt ihr, wie ihr die Umstellung optimal vorbereitet, von den neuen Funktionen profitiert und eure Produktivität steigert.

Was ist neu im neuen Outlook?

Das neue Outlook überzeugt durch ein modernes Design und zahlreiche Verbesserungen, die vor allem die Zusammenarbeit und Organisation erleichtern. Hier einige der wichtigsten Neuerungen:

1. Modernes Design: Klare Strukturen, intuitive Bedienelemente und eine bessere Übersicht.
2. Erweiterte Microsoft 365-Integration: Noch tiefere Verknüpfungen mit Teams, OneDrive und SharePoint.
3. Verbesserte Suchfunktion: Die Suche ist jetzt schneller und präziser, sodass ihr Informationen effizienter finden könnt.
4. Mehr Flexibilität: Anpassbare Ansichten und smarte Benachrichtigungen für einen individuelleren Workflow.

Herausforderungen bei der Umstellung

Die Umstellung erfolgt zwar automatisch, doch unvorbereitete Nutzer können mit folgenden Problemen konfrontiert werden:

• Verlust gewohnter Funktionen: Einige Features aus Outlook Classic werden durch neue ersetzt oder fallen weg.
• Ungewohnte Bedienung: Das neue Design und die geänderten Menüs können zu Anfang verwirren.
• Stockende Arbeitsprozesse: Ohne entsprechende Schulungen und Anpassungen leidet oft die Produktivität.

So bereitet ihr euch optimal vor

Um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Funktionen testen: Nutzt die Testmöglichkeit, um euch schon jetzt mit dem neuen Outlook vertraut zu machen.
2. Daten sichern: Stellt sicher, dass alle wichtigen Daten gesichert sind, um Verlust zu vermeiden.
3. Team schulen: Investiert in eine gezielte Schulung eures Teams, um die Einarbeitungszeit zu verkürzen.
4. Arbeitsprozesse anpassen: Überprüft und optimiert eure Arbeitsabläufe, um das volle Potenzial der neuen Funktionen auszuschöpfen.

Warum sich die Umstellung lohnt

Trotz der anfänglichen Herausforderungen bietet das neue Outlook viele Vorteile:

• Effizienz: Schnellere Workflows durch optimierte Funktionen und bessere Integration.
• Sicherheit: Modernisierte Sicherheitsstandards und besserer Datenschutz.
• Zukunftsfähigkeit: Bereitschaft für künftige Erweiterungen und Innovationen innerhalb der Microsoft 365-Welt.

Unser Service: So helfen wir euch

Wir von R² stehen euch bei der Umstellung zur Seite:

• Beratung: Analyse eurer individuellen Anforderungen und Erstellung eines Übergangsplans.
• Implementierung: Technische Einrichtung und Anpassung des neuen Outlook.
• Schulung: Praxisnahe Workshops für eure Teams.
• Support: Kontinuierliche Unterstützung, um Störungen zu minimieren.

Kontaktiert uns und sorgt für eine reibungslose und produktive Umstellung auf das neue Outlook!